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CA Satish Sarda

व्यापारियों के लिए समय प्रबंधन टिप्स 

समय ही एक ऐसी चीज है जो की सबके लिए समान है . अमीर ,गरीब , पढ़ा लिखा ,अनपढ़ ,उद्योगपति मजदूर, प्रधानमंत्री, शिक्षक, विद्यार्थी  सभी को दिन में २४ घंटे ही मिलते हैं. क्या समय बढाया जा सकता है ? हाँ, समय का सदुपयोग करके निश्चित ही समय बढाया जा सकता है . जैसे की हम कहते है “Energy Saved is Energy Produced “ वैसे ही हम कह सकते हैं “Time Saved is Time Produced”  .

अक्सर लोग कहते हैं मेरे पास समय नहीं है , मुझे तो फुर्सत ही नहीं मिलती , पूरा समय बिजनेस में ही लग जाता है , मे बहुत व्यस्त रहता हूँ ..इत्यादि इत्यादि . जो ये कहता है मैं बहुत व्यस्त रहता हूँ , असलियत मैं ऐसे आदमी ज्यादातर अस्त व्यस्त रहते हैं .

समय प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है ? समय प्रबंधन इसलिए जरुरी है ताकि आप अपना समय अपने परिवार को भी दे सके , कुछ समय सामाजिक कार्यों के लिए भी निकल सके , अपनी व्यक्तिगत जरूरते भी पूरी कर सके , व्यापार  में निरंतर बढ़ती हुई स्पर्धा में बने रहने के लिए , व्यापार से संबधित वैधानिक ,कानूनी अनुपालन समय पर करने के लिए इत्यादि इत्यादि .

समय प्रबंधन कैसे करे ?

1) सर्वप्रथम अपनी दिनचर्या निर्धारित करे और उससे बंधे  रहे:

अगर आप ने अपनी दिनचर्या निर्धारित कर ली तो आपको फैसले लेने में आसानी होंगी , और आपसे व्यवहार करने वालों को भी आसानी होंगी. आपकी दिनचर्या में व्यायाम और खाने का समय जरुर निर्धारित करे . क्योंकि एक स्वस्थ व्यक्ति ही कम समय में ज्यादा कार्य कर सकता है.

2) अपने कार्य सही प्रकार से संगठित (Organise)  करे

आपको आज के कार्य , इस हफ्ते के , माह के  , वर्ष के कार्यों की लिस्ट बनानी चाहिए. डायरी मेन्टेन करने  की आदत डालनी होंगी. अपनी पारिवारिक , सामाजिक , वयक्तिक प्रतिबधाताओं को दिया जानने वाला समय निर्धारित करना होंगा .

3) कार्यों को दूसरों को सौंपने (Delegation) की आदत डाले

व्यापारियों की सबसे गलत आदत यह है की सब काम वो स्वयं करना चाहते हैं. आप अपनी योग्यता अनुसार कार्य करे , जो कार्य आप अपने कर्मचारियों से करवा सकते हैं उन्हें बेशक उनसे करवाइए . ऐसा करने से आप अपना कीमती समय ज्यादा लाभकारी कार्यों में लगा सकते हैं.

4) “ना “कहने की आदत डाले

कई बार हम न चाहते हुए भी किसीको अपना कीमती समय दे देते हैं , इससे हमारा मन और समय दोनों ख़राब होते हैं. कोई आपका समय चाहता है तो उसे तुरंत हाँ मत कहिये , बल्कि उससे थोडा समय मांगिये और फिर आप कैसे उसको टाल सकते हैं इस पर विचार करके उत्तर दीजिये.

5) 80 / 20 का नियम पालन करे

हमें अपना समय जरुरी , लाभकारी कार्यों के लिए ज्यादा देना चाहिए , एवं साधारण कार्यों को दूसरों से करवा लेना चाहिए . आप देखिये की आपके बड़े ग्राहक कौन है , बड़े सप्लायर कौन है , जरुरी प्रक्रिया कौनसी है ? आप उनको अपना समय दे . अक्सर 20 प्रतिशत व्यापारी हमें 80 प्रतिशत व्यापार देते हैं , हमे अपना 80 प्रतिशत समय उन 20 प्रतिशत व्यापारियों को देना चाहिए . होता यह है की हम अपना 80 प्रतिशत समय उन 80% व्यापारियों पर खर्च कर देते हैं जो की हमे सिर्फ 20% व्यापार देते हैं.

6) अपने कार्यालय , दूकान , फैक्ट्री का वातावरण अच्छा रखे

 व्यापारिक कार्यस्थल का वातावरण अच्छा होने से न केवल आपकी एवं कर्मचारियों की कार्यक्षमता पर अनूकुल प्रभाव पड़ेंगा बल्कि आपसे व्यवहार करने वालों पर भी इसका सकारात्मक असर  होंगा.

7) नयी तकनीकों का प्रयोग करे

नयी नयी तकनीक अपनाने से समय की बहुत बचत होती है. मार्केटिंग ,सेल्स ,बिलिंग ,खरीदी , वसूली , एकाउंट्स , लीगल अनुपालन , इन्वेंटरी प्रबंधन इत्यादि के क्षेत्र मे नयी तकनीक अपनाने से काफी समय बचाया जा सकता है.

8) समय ख़राब करने वाली चीजों की पहचान करे

एक हफ्ते आप अपनी दिनचर्या डायरी में लिखे और देखे की आपने कंहा कंहा अपना समय ख़राब किया है , कंहा पर आपका समय व्यर्थ गया है . ऐसे कार्यों का भविष्य मैं बहिष्कार करे .

9) ट्रेवलिंग समय का सदुपयोग करे

आजकल हैवी ट्रैफिक के कारण हमारा  बहुत समय आने जाने मे लग जाता है. आप ड्राईवर रखे ताकि आप यह समय टेलीफोन काल्स , पढाई इत्यादि में उपयोग कर सकते हैं. इसके अलावा आप स्ट्रेस फ्री भी रहेंगे . आप ओला , उबेर इत्यादि  टैक्सी का भी उपयोग लि  सकते हैं.

10) मोबाइल का सही उपयोग ले

मोबाइल का हम मुश्किल से १०% उपयोग लेते हैं , आजकल के स्मार्ट मोबाइल्स हमारे कई कार्यों को अंजाम दे सकते हैं .यह आपका Anytime  ऑफिस है . हमे थोडा समय इसके फंक्संस को समझने में देना चाहिए ताकि इसका अधिक से अधिक सदुपयोग हो सके .

11) व्यापार  कार्यस्थल को व्यवस्थित बनाये एवं रखे

हम अपने घरों पर बहुत खर्च करते है , जबकि जन्हा हमें और हमारे कर्मचारियों को दिन भर रहना है वंहा नहीं करते . अगर आपका कार्यस्थल स्वच्छ सुंदर व्यवस्थित होंगा तो इससे कार्यक्षमता बढेंगी जिस से की समय की बचत होंगी और वातावरण प्रसन्नचित रहेंगा .

12) कर्मचारियों की आवश्यकताओं का ध्यान रखे

हमारे व्यापार में हमारे कर्मचारियों का महत्वपूर्ण योगदान होता है , वे हमारे लिए अपरिहार्य हैं. उनको खुश रखना बहुत जरुरी है. पगार देने के अलावा भी उनकी सुख सुविधाओं का ध्यान रखना जरुरी है. उदहारण के लिए उनकी खाने की जगह , शौचालय , पिने का पानी , मनोरंजन  इत्यादि .

ये कुछ बाते मैंने संक्षिप्त में मैंने लिखी है , जबकि इस विषय पर कई पुस्तके लिखी जा चुकी हैं. जरुरत हैं इन बातों को प्रयोग में लाने की .

महान दार्शनिक विद्वान् श्री दयानंद सरस्वती ने कहा है समय रहते तय कर लो की समय का क्या करना है नहीं तो समय तय कर लेंगा आपका क्या करना है !!!

(Author is a Practicing Chartered Accountant and Management Consultant and can be reached at Mob. 9822229601 , email: satishsardanagpur@gmail.com)

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