लेखांकन की मूल बातें: इकहरा लेखा प्रणाली- छोटे दुकानदारों की समस्याओं से निपटने का एक तरीका

इकहरा लेखा प्रणाली में निम्न प्रकार की रिकॉर्डिंग शामिल हो सकती हैं (एकल प्रविष्टि पुस्तकों के प्रकार): ए. कुछ लेन-देन के संबंध में दोहरी प्रविष्टि, उदाहरण देनदार और लेनदार (केवल व्यक्तिगत खाते) आदि और शेष सभी लेनदेन के लिए एकल प्रविष्टि।, बी. लगभग सभी लेनदेन के संबंध में दोहरी प्रविष्टि और कुछ लेनदेन के संबंध में एकल प्रविष्टि, उदाहरण के लिए केवल कैश बुक लेनदेन के लिए एकल प्रविष्टि। सी. कुछ लेनदेन के लिए कोई प्रविष्टि नहीं और अन्य सभी लेनदेन के लिए एकल या दोहरी प्रविष्टि।

“सिंगल एंट्री सिस्टम बही-खाता रखने की एक प्रणाली है जिसमें समुचित रूप में केवल नकदी और व्यक्तिगत खातों का रिकॉर्ड रखा जाता है। अपूर्ण दोहरी प्रविष्टि की मात्रा परिस्थितियों के अनुसार बदलती रहती है।”

हमारे दैनिक जीवन में जब हम विशेष रूप से छोटे दुकानदारों के खातों से निपटते हैं तो हमें उपरोक्त किसी भी स्थिति का सामना करना पड़ सकता है। यह एक अनुभवी/योग्य अकाउंटेंट या सीए पर निर्भर करता है कि वह अधूरे रिकॉर्ड को कैसे पूरा करता है और एकल प्रविष्टि के आधार पर रखी गई पुस्तकों को दोहरी प्रविष्टि में कैसे बदलता है। सिंगल एंट्री सिस्टम का ज्ञान अकाउंटेंट के लिए लेखांकन, आईटीआर दाखिल करने से लेकर खोज और सर्वेक्षण कार्यवाही में प्रतिनिधित्व तक उपयोगी है।

एकल प्रवेश प्रणाली की विशेषताएं (आम तौर पर छोटे दुकानदारों द्वारा प्रयोग में लाई जाती है): ए. व्यक्तिगत खातों से संबंधित लेनदेन का रखरखाव दोहरी प्रविष्टि के आधार पर और वास्तविक और नाममात्र खातों से संबंधित लेनदेन का रखरखाव एकल प्रविष्टि के आधार पर किया जाता है। बी. मिश्रित लेनदेन के साथ कैश बुक का रखरखाव। आम तौर पर व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों लेनदेन कैश बुक में मिश्रित होते हैं,सी. रिकॉर्ड का पूरा होना मूल वाउचर की उपलब्धता पर निर्भर करता है जैसे बीमा प्रीमियम रसीदें, संपत्ति की खरीद चालान, बिक्री और माल की खरीद के चालान आदि। डी. सिंगल एंट्री सिस्टम का फॉर्म और अकाउंटिंग सटीकता हर फर्म में अलग-अलग होती है। इ। अपूर्ण रिकॉर्ड (एकल प्रविष्टि प्रणाली) छोटे व्यवसायों/स्वामित्व वाली संस्थाओं/साझेदारी फर्मों के लिए उपयुक्त है (सुझाव दिया जा सकता है)।

मौलिक समीकरण जो अपूर्ण अभिलेखों का आधार हैं:

1. संपत्ति – दायित्व = इक्विटी

और

2. आय = बचत + व्यय

हम सभी जानते हैं कि इन दोनों समीकरणों का व्यापक रूप से आयकर सर्वेऔर जब्ती मामलों में उपयोग किया जाता है जहां निर्धारिती की ओर से पूरी दलील इन लेखांकन समीकरणों की संतुष्टि पर की जाती है। यहां इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि ये समीकरण लेखांकन और बहीखाता के दौरान समान रूप से उपयोगी होते हैं और इसी तरह छापे के मामलों के अलावा आईटीआर दाखिल करने और मूल्यांकन कार्यवाही के समय भी उपयोगी होते हैं।

नेट वर्थ विधि: नेट वर्थ विधि के तहत नेटवर्थ या दूसरे शब्दों में दो अलग-अलग तारीखों की पूंजी से लाभ/हानि निकाली जाती है।

उदाहरण :आंकड़े रु. ‘000’ में

दिनांक संपत्ति देयताएं इक्विटी 01.04.2021 500000 300000 20000031.03.2022 700000 150000 550000 अवधि के दौरान अर्जित लाभ है: 31.03.2022 को इक्विटी – 01.04.2021 को इक्विटी या 550000 – 200000 = 350000 लाभ के आंकड़ों में समायोजन किया जाता है अगर: ए. अवधि के दौरान आहरणों के लिए समायोजन: निवल मूल्य पद्धति के तहत ऊपर बताए अनुसार प्राप्त लाभ के आंकड़े में आहरण को वापस जोड़ना होगा। बी. अवधि के दौरान निवेशित पूंजी के लिए समायोजन:- लाभ की गणना के लिए निवेशित पूंजी को उपरोक्त अनुसार प्राप्त लाभ से कम करना होगा। स्थिति विवरण बनाम तुलन पत्र: स्थिति विवरण केवल संपत्तियों और देनदारियों की एक सूची है जो संतुलित नहीं है जो अधूरी लेखांकन जानकारी से तैयार की जाती है। इसके विपरीत तुलन पत्र दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के आधार पर तैयार की गई संपत्तियों और देनदारियों की पूरी जानकारी है और जो संतुलित है।A. तुलन पत्र ट्रायल बैलेंस से तैयार की जाती है और मामलों का विवरण सीधे कैश बुक, लेजर और अन्य अतिरिक्त जानकारी से तैयार किया जाता है।B. तुलन पत्र को सत्य माना जाता है और स्थिति विवरण को सत्य नहीं माना जाता है।सी. तुलन पत्र से चूक का पता लगाना मुश्किल है और स्थिति विवरण से चूक का पता लगाना मुश्किल है। बहीखाता की एकल प्रविष्टि प्रणाली में स्थिति विवरण कैसे तैयार किया जा सकता है:

I. कैश बुक कुछ जानकारी प्रदान कर सकती है जैसे कि :नकद और बैंक शेष,परिसंपत्तियों की खरीद/बिक्री, देनदारियों का भुगतान/उपभोग और पूंजी परिचय और निकासी.

II. वाउचर से जानकारी:- खरीदी या बेची गई संपत्ति और स्टॉक आदि। निवेश का विवरण खाता विवरण से प्राप्त किया जा सकता है।

III. तृतीय. देनदार/लेनदार लेजर:- चूंकि सामान्यतः व्यक्तिगत खाते दोहरी प्रविष्टि के आधार पर रखे जाते हैं इसलिए उनकी सूची लेजर से तैयार की जा सकती है।

IV. स्टॉक का मूल्य भौतिक सत्यापन से निकाला जाता है।

V. बकाया एवं उपार्जित : बकाया एवं उपार्जित की जानकारी पिछले वर्ष के आंकड़ों से प्राप्त की जाती है।साझेदारी फर्म:

i. लाभ के आंकड़े के लिए सामूहिक आधार पर सभी साझेदारों के पूंजी खाते में शेष राशि ली जाती है।

ii.. स्थिर पूंजी प्रणाली के तहत लाभ के आंकड़े सामूहिक आधार पर भागीदारों की परिवर्तनीय पूंजी से निकाले जाते हैं। 

बहीखाता पद्धति की एकल प्रविष्टि प्रणाली में लेखांकन को पूर्ण करने की विधियाँ:

I. रूपांतरण विधि: इस विधि के अंतर्गत एकल प्रविष्टि खातों को दोहरी प्रविष्टि खातों में परिवर्तित किया जाता है। मामलों का विवरण तैयार करने के बाद निम्नलिखित अभ्यास किया जाता है:-

A. बिक्री और खरीद के आंकड़े कुल देनदारों और लेनदारों के खातों (व्यक्तिगत बही-खातों से की गई प्रविष्टियाँ) से प्राप्त होते हैं।

B. व्यय और आय के आंकड़े रसीद और भुगतान (कैश बुक) और अन्य अतिरिक्त जानकारी से निकाले जाते हैं।

C. दोनों पक्षों (डॉ. और सीआर.) की प्रविष्टियाँ पूरी करने के बाद ट्रायल बैलेंस तैयार किया जा सकता है। डी. कोई भी अन्य जानकारी जो अकाउंटेंट द्वारा अपेक्षित नहीं थी, ट्रायल बैलेंस तैयार करने पर उत्पन्न हो सकती है।

II. संक्षिप्त रूपांतरण विधि: सिंगल एंट्री को डबल एंट्री में बदलने के लिए कोई प्रयास नहीं किया जाता है। लेजर में खाते नहीं खोले जाते और न ही ट्रायल तैयार किया जाता है। केवल ट्रेडिंग और पी एंड एल तैयार करने के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र की जाती है।